Qué es el depósito legal y para qué existe
El depósito legal es la institución que permite al Estado y a las comunidades autónomas recoger ejemplares de las publicaciones de todo tipo destinadas a distribuirse o comunicarse al público, gratis o pagando, para preservar el patrimonio bibliográfico y permitir su consulta con fines culturales, de investigación o de reedición (art. 1 de la Ley 23/2011). La ley le da además tres objetivos concretos: conservar lo publicado en los centros de conservación, reunir los datos de las estadísticas oficiales y describir la producción española para difundirla (art. 2); con esos ejemplares elabora la Biblioteca Nacional la bibliografía española (art. 10.2).
Conviene entenderlo así porque despeja la confusión más frecuente. El depósito legal no es un registro de propiedad, no da derechos sobre la obra y no protege de copias: los derechos de autor corresponden al autor por el solo hecho de crearla, sin trámite (art. 1 de la Ley de Propiedad Intelectual). Es una obligación con la administración, y su consecuencia práctica no es jurídica sino de calendario, porque sin depósito la obra no puede distribuirse.
Lo regula la Ley 23/2011, de 29 de julio, que sustituyó al régimen anterior para incluir lo que se publica en soportes nuevos, empezando por internet, y la completa el Real Decreto 635/2015 para las publicaciones en línea. La definición corta está en depósito legal; esta página recorre lo que hay que hacer.
A quién obliga: si autopublicas, el editor eres tú
La ley no obliga al autor. Obliga a los editores con domicilio, residencia o establecimiento permanente en territorio español, cualquiera que sea el lugar de impresión (art. 6.1), y define al editor como la persona que, por cuenta propia, elige o concibe una obra y realiza o encarga los procesos industriales para convertirla en libro (art. 3). Pedir el número corresponde a los editores de una obra en formato tangible y, si no lo hacen, al productor, impresor, estampador o grabador, por ese orden (art. 7).
De ahí salen las tres situaciones que se dan en la práctica:
- Con editorial tradicional, el editor es el sello, y el trámite es suyo.
- En coedición, quien figura como editor es también el sello, aunque la edición la pague el autor; quién es editor en cada vía está en qué diferencia hay entre coedición y autopublicación.
- Autopublicando, el editor eres tú: eliges la obra, encargas la corrección, la maquetación y la impresión y decides la distribución, así que la obligación es tuya, aunque el libro se imprima de uno en uno en una plataforma.
Ser editor a efectos de esta ley no depende de estar dado de alta como empresa ni de tener un sello con nombre: basta con hacer lo que la definición describe. Si vender el libro por tu cuenta obliga además a darse de alta como autónomo es una pregunta distinta, con su propia respuesta.
Qué publicaciones entran y cuáles no
El depósito legal alcanza a todo tipo de publicaciones producidas o editadas en España, en cualquier soporte (art. 4.1), y la ley enumera las que interesan a quien publica un libro. Entran los libros y folletos en papel, cualquiera que sea su forma de impresión y estén o no destinados a la venta (art. 4.3.a), y entran expresamente las publicaciones de impresión bajo demanda (art. 4.3.d): que el libro se fabrique de uno en uno, como explica impresión bajo demanda, no lo saca del depósito.
Hay una excepción pensada justo para eso: quedan fuera las publicaciones de impresión bajo demanda destinadas a distribución en un ámbito familiar (art. 5.q). La lista de exclusiones sigue con documentos internos, impresos sociales como invitaciones o esquelas, calendarios, agendas, pasatiempos y fotografías editadas, entre otros (art. 5), pero ninguno de esos casos es un libro que se pone a la venta.
Lo digital va por otro camino. Las publicaciones electrónicas en soporte tangible —un libro en un disco o en una memoria— siguen el trámite del papel (arts. 4.3.m y 13). Las publicaciones en línea también están sujetas (art. 4.3.ñ), pero sus editores quedan exonerados de gestionar el depósito: son los centros de conservación quienes deciden qué capturan (art. 8.2), y no se les asigna número de depósito legal (art. 6.4 del Real Decreto 635/2015). Si vas a publicar sólo un ebook, no hay trámite que hacer; el caso completo está en ¿hay depósito legal para ebooks?.
Cuántos ejemplares se entregan
La ley fija lo que conserva la Biblioteca Nacional de España: al menos dos ejemplares de las primeras ediciones y reediciones de libros y folletos en papel, y en el caso de los libros también el archivo digital previo a la impresión, en el formato que use el editor, si existe (art. 10.4.a). Si una misma edición sale con varias encuadernaciones, un ejemplar de cada una (art. 10.4.b). El archivo digital se sube al servidor del centro de conservación de la comunidad y al de la Biblioteca Nacional (art. 9.4).
Ése no es el total que entrega el editor, porque cada comunidad autónoma suma los de sus propios centros de conservación. En la Comunidad de Madrid son cuatro ejemplares de un libro y tres de un folleto, y la oficina aplica la misma tabla a las publicaciones de impresión bajo demanda, según el tipo de publicación. La ley permite que un reglamento fije menos ejemplares para la impresión bajo demanda (art. 10.4.a), así que la cifra exacta de cada caso la da la oficina que te corresponde.
Los ejemplares se entregan completos y definitivos, iguales a los que se van a vender: las obras se depositan en su integridad (art. 12.3), y un ejemplar incompleto o defectuoso obliga a entregar otro (art. 12.5). Salen de la tirada, así que se cuentan antes de decidirla: cuántos ejemplares imprimir la primera vez los incluye en la cuenta, y cuánto cuesta imprimir cien libros da el precio de cada uno. El paso a paso de la entrega está en cómo se hace el depósito legal.
Cuándo se pide el número y en qué orden
El número de depósito legal se solicita antes de que termine la producción o impresión del libro (art. 14.1), tiene que figurar en la misma hoja que el ISBN (art. 14.5) y el depósito se constituye siempre antes de la distribución o la venta (art. 12.1). Esas tres reglas fijan el orden, y conviene tenerlo escrito antes de hablar con la imprenta:
- Texto corregido y cerrado.
- ISBN, si el libro lo va a llevar; necesitarlo depende del canal, no de la ley.
- Solicitud del número de depósito legal a la oficina.
- Maquetación con los dos números en la página de créditos.
- Impresión.
- Entrega de los ejemplares y del archivo digital previo a la impresión.
- Distribución y venta.
Si el libro sale sólo como ebook en línea, los pasos 3 y 6 desaparecen, porque a una publicación en línea no se le asigna número ni hay ejemplares que entregar.
En la Comunidad de Madrid, los ejemplares se entregan en los tres meses siguientes a la notificación del número asignado, pero ese plazo no permite vender antes: la entrega tiene que estar hecha antes de distribuir. Por eso un lanzamiento con fecha cerrada, como una presentación, se planifica hacia atrás desde el depósito y no desde la imprenta, y el calendario completo de un libro está en cuánto tarda en publicarse.
Dónde se tramita
El depósito legal no se hace ante un organismo central. Los centros depositarios son las oficinas de depósito legal que determina cada comunidad autónoma (art. 9.1), y el depósito de un libro en papel se constituye ante la oficina de la comunidad en la que el editor tiene su sede social (art. 12.1), no donde está la imprenta. Esas oficinas son las que pasan los ejemplares a los centros de conservación y las que ejercen la inspección (art. 11).
La estructura del trámite es la misma en todas partes —pedir el número, imprimirlo, entregar ejemplares y archivo—, y lo que cambia es la ventanilla. En la Comunidad de Madrid, por ejemplo, antes de entregar los ejemplares se genera en línea el documento de entrega y se sube el archivo digital previo a la impresión. Otras comunidades tienen su propio sistema, y el punto de partida es buscar la oficina de depósito legal de la tuya.
Estas preguntas, hechas a la oficina antes de empezar, evitan sorpresas en el calendario:
- ¿Cuánto tardan desde que solicito el número hasta que lo recibo?
- ¿La solicitud y la entrega se hacen en línea, en persona o por correo?
- ¿Cuántos ejemplares tengo que entregar de mi libro, y a qué dirección?
- Si lo imprimo bajo demanda, ¿son los mismos ejemplares?
- ¿En qué formato subo el archivo digital previo a la impresión?
El número en el libro, y cuándo hace falta uno nuevo
El número de depósito legal tiene un formato fijo: las siglas DL, la sigla de la oficina, el número de constitución del depósito y el año en cuatro cifras, precedido de un guion (art. 14.2). En un libro va en un lugar visible e identificable y en la misma hoja de impresión que el ISBN, que puede ser el reverso de la portada o la contraportada (art. 14.5); por costumbre es la página de créditos. En esa misma zona del libro va también el precio fijo, que la ley obliga a indicar en el ejemplar, y cambiarlo después tiene su propio procedimiento.
Cada publicación tiene un solo número (art. 12.2), y la ley dice cuándo hace falta otro, caso por caso en ¿hace falta un depósito legal nuevo en cada edición?. Cada edición de una misma obra lleva un número distinto, y las ediciones paralelas en soportes diferentes llevan cada una el suyo (art. 14.4); una obra en varios volúmenes, en cambio, comparte número (art. 14.3). La consecuencia práctica aparece al corregir: un cambio pequeño en un ebook se sube sin más, pero actualizar un libro con cambios considerables es una edición nueva, con su depósito propio. Y lo mismo vale al republicar un libro descatalogado cuando los derechos vuelven al autor: lo que sale es otra edición.
Qué pasa si no se hace
La primera consecuencia está en la propia ley y es anterior a cualquier multa: si no se cumple la obligación de depósito, la obra no puede distribuirse (art. 12.1). Si el editor no lo hace, la oficina le requiere para que lo constituya en el plazo máximo de un mes (art. 15), y la potestad sancionadora es de la comunidad autónoma (art. 16).
Son infracciones leves no constituir el depósito en plazo o con los ejemplares debidos, y distribuir ejemplares sin número o sin depósito (art. 18), con multa de 1.000 a 2.000 €. Son graves manipular el número de forma fraudulenta, reincidir en una leve, presentar datos falsos u obstruir la inspección (art. 19), con multa de 2.001 a 30.000 € (art. 20). Y la multa no exime de depositar (art. 20.4). El detalle está en ¿el depósito legal es obligatorio?.
La infracción de distribuir sin depósito no distingue canales. Da igual que el libro se venda por tu cuenta en presentaciones y ferias, en tu propia web o en librerías: en los tres casos es distribución, y en los tres el depósito va antes. Por eso, entre los trámites de publicar un libro, éste es de los pocos que tienen fecha límite real y consecuencia escrita.
Depósito legal e ISBN no son lo mismo
Se confunden porque van en la misma página del libro y se piden en el mismo momento, pero en todo lo demás son cosas distintas.
| Depósito legal | ISBN | |
|---|---|---|
| Qué es | Una obligación legal del editor | Un identificador comercial de la edición |
| Quién lo da | La oficina de tu comunidad autónoma | La Agencia del ISBN |
| ¿Obligatorio? | Sí, en papel (Ley 23/2011) | No, desde 2009 |
| Si falta | La obra no puede distribuirse y hay multa | No hay sanción; el libro no entra en el comercio del sector |
| Para qué sirve | Conservar el patrimonio bibliográfico | Difusión y comercialización (art. 5 del RD 2063/2008) |
La diferencia práctica se resume en una frase: puedes vender un libro sin ISBN propio, pero no puedes distribuir un libro en papel en España sin depósito legal. Uno es una decisión comercial y el otro es una obligación, y tampoco se sustituyen: tener ISBN no exime del depósito, y el número de depósito legal no es un identificador con el que una librería pueda pedir el libro. Incluso para las publicaciones en línea, que no reciben número de depósito legal, la norma recuerda que pueden solicitar un ISBN u otro identificador estándar (art. 6.4 del Real Decreto 635/2015). Qué ocurre si decides prescindir del ISBN está en ¿qué pasa si publico sin ISBN?, y cómo se pide, en la guía del ISBN.
Un caso con cifras
Una novela de 300 páginas autopublicada por un autor con domicilio en Madrid, con una tirada corta de cien ejemplares en impresión digital, que en España cuesta de 4 a 6 € por ejemplar. El depósito legal le pide cuatro ejemplares y el archivo digital previo a la impresión.
| Qué | Cifra |
|---|---|
| Ejemplares que entrega en la oficina de Madrid | 4 |
| Lo que cuestan esos ejemplares en la tirada de cien | 16 – 24 € |
| Lo mismo si los encarga bajo demanda en Amazon.es, a 4,35 € | 17,40 € |
| Tasa que fija la Ley 23/2011 | Ninguna |
| Plazo para entregar desde que le asignan el número | 3 meses, y siempre antes de vender |
| Multa por distribuir sin depósito | 1.000 – 2.000 € |
La comparación de la primera y la última cifra es la que importa. El depósito legal no aparece como partida en un presupuesto para publicar un libro, porque la ley no le pone tasa y lo que cuesta son unos pocos ejemplares y su envío; es de las cosas que, como explica si se puede publicar un libro gratis, no suman casi nada al presupuesto. Saltárselo, en cambio, deja un libro que no se puede distribuir y una multa que multiplica por cincuenta su coste. Si la tirada es de cien y el depósito se lleva cuatro, quedan noventa y seis para vender y regalar.
Fuera de España
Todo lo anterior describe el régimen español. El depósito legal existe con otras reglas en los demás países de habla hispana, y la norma, el organismo, el número de ejemplares y el momento de entregarlos son nacionales.
Argentina es un buen ejemplo de lo distintas que pueden ser: allí el editor deposita tres ejemplares completos de toda obra publicada en el Registro Nacional de Propiedad Intelectual, dentro de los tres meses siguientes a su aparición, y basta con uno si la edición es de lujo o no pasa de cien ejemplares (art. 57 de la Ley 11.723). Es decir: después de publicar y no antes, en un registro de propiedad intelectual y no en una oficina autonómica, y con una excepción para las tiradas cortas que la ley española no tiene. En Perú, en cambio, el orden es el español: antes de imprimir hay que registrarse en el sistema de la Biblioteca Nacional y pedir el número, que es gratuito; se entregan cuatro ejemplares de un libro, o la versión final si es un ebook, y hay noventa días hábiles para hacerlo. Y en México la Ley General de Bibliotecas obliga a entregar ejemplares a la Biblioteca Nacional, que recibe dos de cada libro, a la Biblioteca del Congreso de la Unión y a la Biblioteca México.
Lo que sí viaja de esta página es qué preguntar en cualquier país: quién está obligado, cuántos ejemplares, en qué momento del calendario se pide el número o se hace la entrega, si el número va impreso en la obra y ante qué organismo se tramita. Las respuestas de cada país, con sus fuentes, están en publicar un libro según tu país.
El depósito legal es uno de los trámites del proceso de cómo publicar un libro. Con una editorial no es asunto tuyo; publicando por tu cuenta, sí.
Corrección del 20 de septiembre de 2026. Esta página citaba el «art. 4.4 del Real Decreto 635/2015» para decir que a las publicaciones en línea no se les asigna número de depósito legal, en dos lugares: en el apartado de qué está sujeto y en el del ISBN. Ese artículo no tiene apartado 4; la regla está en el art. 6.4, que además remite al art. 14.6 de la Ley 23/2011 para el ISBN. La afirmación era correcta; la cita, no. Las dos referencias apuntan ahora al artículo que lo dice.