El sujeto obligado no es quien escribe el libro, sino quien lo edita
La Ley 23/2011 no reparte la obligación por la autoría: la impone a los editores que tengan su domicilio, residencia o establecimiento permanente en territorio español, y añade que da igual dónde se imprima. De ahí salen los dos casos que se dan en la práctica, y son opuestos.
Publicando con una editorial, el trámite no es tuyo. Lo hace el sello como parte de cerrar la edición.
Autopublicando, en cambio, eres editor además de autor, y la obligación entera recae en ti. En coedición y en los servicios de autopublicación de pago quién figura como editor depende del contrato, así que es una pregunta que hacer por escrito antes de firmar.
Las exclusiones de la ley no son libros, salvo un caso de impresión bajo demanda
El depósito legal alcanza a los libros y folletos en papel «cualquiera que sea su forma de impresión y estén o no destinados a la venta», de modo que regalar la edición no exime de nada: lo que activa la obligación es distribuir, no cobrar. La ley trae además una lista de publicaciones excluidas, pero son cosas como las esquelas, las invitaciones de boda, los formularios de oficina, los calendarios o los catálogos comerciales. El libro no está entre ellas.
La única exclusión que puede tocar a un autor es la última: las publicaciones de impresión bajo demanda destinadas a distribución en un ámbito familiar. Fuera de ese supuesto, la impresión bajo demanda figura expresamente dentro del alcance de la ley, así que fabricar ejemplar a ejemplar no es una vía de escape.
Qué pasa si no se hace: primero un requerimiento, después una multa
Incumplir el depósito legal no empieza por la multa: la oficina de depósito legal requiere al responsable para que lo constituya en el plazo máximo de un mes, y ese requerimiento es lo que la ley pone antes de la vía sancionadora.
Si se llega a la vía sancionadora, la ley tipifica como infracción leve tanto no constituir el depósito como distribuir ejemplares de una publicación sujeta a él que carezcan del número, con multa de 1.000 a 2.000 euros; las graves —entre ellas la reincidencia en una leve y la manipulación fraudulenta del número— van de 2.001 a 30.000 euros. Quien sanciona es la comunidad autónoma, no el Estado. Y pagar no cierra el asunto: la multa no exime de depositar.
Antes que todo eso, sin embargo, lo que un autor nota no es la multa: es que su libro no consta en el sistema bibliográfico del que se surten las bibliotecas y buena parte del canal profesional.
Qué hacer
Con una editorial detrás, comprueba en el contrato quién figura como editor y olvídate: es su trabajo, y no es un extra facturable. Publicando por tu cuenta, solicita el número antes de cerrar artes finales, imprímelo en la misma hoja que el ISBN y entrega los ejemplares antes de poner el libro a la venta; el procedimiento, oficina por oficina, está en cómo se hace el depósito legal.
Qué es exactamente y qué se deposita está en depósito legal, la definición corta en el término del glosario, y el trámite en su sitio dentro del calendario, en cómo publicar un libro.