El trámite son tres pasos, y el primero va antes de imprimir
El depósito legal se descompone en tres actos administrativos: solicitud del número, asignación del número y constitución del depósito, que es la entrega de los ejemplares. Así los enumera la Comunidad de Madrid, y el orden no es negociable, porque el número asignado tiene que ir impreso dentro del libro que luego se entrega.
El primer paso cae antes de lo que sugiere la palabra «depósito». La Ley 23/2011 obliga a solicitar el número antes de que finalice la producción o impresión del documento, así que la solicitud se hace con la edición ya cerrada pero con la imprenta todavía parada. Y antes de esa solicitud hay un requisito que conviene resolver con tiempo: estar dado de alta en la oficina. Madrid lo pone entre los requisitos del trámite y da acceso con usuario y contraseña de la propia oficina o con certificado digital, una vez dado de alta; Andalucía admite la vía presencial en el negociado de la provincia o la telemática con certificado de la FNMT.
La oficina que te corresponde es la de la comunidad autónoma donde el editor tiene su sede social, y ese dato no lo cambia dónde se imprima el libro. Cuando llega el número, se inserta en la página de créditos, en la misma hoja que el ISBN, y sólo entonces se manda a imprimir.
Cuántos ejemplares se entregan: dos son los que guarda la Biblioteca Nacional
Los dos ejemplares de la ley son los que conserva la Biblioteca Nacional de España, no los que entregas en la ventanilla. A ésos, cada comunidad añade los de sus propios centros de conservación, y ahí el total cambia: la Comunidad de Madrid pide cuatro ejemplares de un libro, y Andalucía también cuatro —dos para la Biblioteca Nacional, uno para la Biblioteca de Andalucía y uno para la biblioteca provincial—. Cuántos son en tu caso es la primera pregunta para tu oficina, porque esos ejemplares salen de tu tirada.
Desde 2023 la entrega no es sólo de papel: la ley obliga además a depositar el archivo digital previo a la impresión de los libros, cuando ese archivo exista. Madrid lo pide también para los que se imprimen bajo demanda, recomienda subirlo en TIFF o PDF/A —PDF en su defecto—, exige que no lleve protección DRM y que no pase de 10 GB, y no da por constituido el depósito hasta que ha recibido los ejemplares y los archivos. El plazo allí es de tres meses desde el día siguiente a la notificación del número.
Qué hacer
Empieza por localizar tu oficina —busca «oficina de depósito legal» y el nombre de tu comunidad— y date de alta antes de necesitarlo: en Madrid ese paso se resuelve escribiendo a la oficina, y no es algo que quieras descubrir con la imprenta esperando. Con el libro corregido y maquetado, y antes de dar el visto bueno a artes finales, solicita el número y pregunta en la misma gestión cuántos ejemplares pide tu comunidad y en qué formato quiere el archivo digital.
Cuando llegue el número, insértalo junto al ISBN, imprime, y entrega ejemplares y archivo dentro del plazo que te haya dicho la oficina: hasta que eso ocurre, el depósito no está constituido y el libro no puede distribuirse. Qué es y a quién obliga está en depósito legal, y el proceso completo, en cómo publicar un libro.