Cuatro decisiones cierran la organización entera
Dónde, qué día, con quién y quién cobra: de esas cuatro respuestas sale todo lo demás, incluidas las que parecen previas. El sitio manda sobre el aforo, y casi siempre conviene el pequeño: una librería, la sala de una biblioteca, el centro cultural del barrio donde transcurre el libro. La fecha depende de un trámite y no de tu agenda, y ese es el error de calendario más caro de la lista; va en la sección siguiente. Quien te acompaña en la mesa es quien sostiene la conversación, así que pesa más que conozca el asunto del libro que su cargo.
Y quién vende los ejemplares es la que conviene dejar cerrada por escrito. Si vende la librería que te acoge, se queda su descuento de librería —en torno al 30 % del precio sin IVA— y a cambio pone la caja, el ticket y la posibilidad de que el resto se quede en depósito cuando acabe el acto. Si vendes tú, el margen es entero y el papeleo también tuyo. Lo que no cambia en ninguno de los dos casos es la cifra de la portada: el precio fijo obliga al editor igual que al librero, y una presentación no está entre los supuestos en que la ley permite rebajarlo.
El caso límite: la fecha no se cuenta hacia atrás desde la imprenta
El depósito legal se constituye siempre antes de la distribución o la venta, así que el día de la presentación se cuenta hacia atrás desde ahí y no desde el taller. El número se pide antes de que termine la impresión —va en la página de créditos, junto al ISBN— y lo tramita la oficina de tu comunidad autónoma, con sus plazos, que no dependen de ti. Poner fecha contando sólo los días de imprenta es cómo se llega a una sala con público y con una caja de libros que todavía no se pueden vender.
El otro límite es el de quien publica en impresión bajo demanda: ahí no hay caja de ejemplares en el maletero salvo que la encargues aparte y a tiempo, con sus propios días de fabricación y envío. Una presentación sin ejemplares se puede hacer —el acto vale igual— pero deja de ser también una tarde de venta, y eso se decide antes, no al llegar.
Qué hacer
Monta la tarde para producir lo que va a durar más que la tarde: los ejemplares que se venden en una presentación son unas pocas decenas, y casi todos a gente que ya iba a comprar el libro. Cierra sala y fecha en cuanto tengas el número de depósito legal en camino; escribe a la persona que te presenta con el enfoque ya propuesto, no con un «¿te apetece?»; confirma por escrito con la librería quién cobra y con qué descuento; y avisa al medio local con margen, con el ángulo escrito, que es el mismo criterio de cómo envío mi libro a la prensa. Lleva una hoja para que quien quiera deje su correo, pide a alguien que haga fotos y grabe, y escribe a los asistentes dos días después: esa lista es el activo real del acto. Si la sala es una librería, la conversación de después vale más que la de antes —cómo se sostiene está en cómo consigo que una librería venda mi libro—, y dónde encaja la presentación entre el resto de acciones, en cómo promocionar un libro y en cómo publicar un libro.