El depósito legal conserva el libro, no protege sus derechos
El artículo 1 de la Ley 23/2011 define el depósito legal como la institución jurídica que permite a la Administración General del Estado y a las comunidades autónomas recoger ejemplares de las publicaciones destinadas a su distribución o comunicación pública —gratuita u onerosa— con la finalidad de preservar el patrimonio bibliográfico y permitir el acceso a él con fines culturales, de investigación o información. Recoger y conservar: en esa frase está todo lo que hace, y también todo lo que no.
Porque no hace nada de lo que suele atribuírsele. Los derechos de autor nacen con la obra y no dependen de ningún trámite; quien quiera además una presunción legal que ayude a probar la autoría tiene el Registro de la Propiedad Intelectual, que es voluntario y distinto. Y el ISBN tampoco es esto: identifica la edición en el comercio del libro y lo da otra entidad. Lo que sí es el depósito legal es una obligación, no una opción, y de quién responde de ella se ocupa si el depósito legal es obligatorio.
El número identifica una edición concreta, no la obra
Un número de depósito legal se refiere siempre a una edición, y de ahí salen los casos que confunden. La ley lo dice en dos reglas seguidas: cada publicación sólo puede tener un número, y si existe más de una edición de una misma obra, cada una lleva el suyo, distinto. En su vocabulario, una edición son todos los ejemplares producidos sustancialmente desde el mismo original, y una reedición es la que se distingue de las anteriores por modificaciones introducidas en el contenido o en la presentación.
En la práctica eso se traduce así. Una reimpresión idéntica de tu tirada no necesita número nuevo, porque sigue siendo la misma edición. Corregir erratas, cambiar la cubierta o añadir un prólogo sí la convierte en otra, y entonces toca pedir otro número y volver a depositar. Y una obra publicada en varios volúmenes comparte un único número entre todos ellos, mientras que las ediciones paralelas en distintos soportes llevan cada una el suyo. Cuándo conviene declarar una edición nueva y cuándo no está en cómo actualizo un libro ya publicado.
Qué hacer
Lo primero es averiguar quién es el editor de tu libro, porque de ahí sale todo lo demás. Si publicas con una editorial, el depósito es cosa suya y no tienes que hacer nada; si autopublicas, el editor eres tú y el trámite entra en tu calendario antes de que la imprenta cierre, porque el número tiene que ir impreso dentro, en la misma hoja que el ISBN.
El procedimiento concreto —qué oficina, qué papeles y cuántos ejemplares— está en cómo se hace el depósito legal, el caso del libro digital en si hay depósito legal para ebooks, y el trámite entero, oficina por oficina, en la guía de depósito legal. Dónde encaja este trámite entre las demás decisiones de publicar está en cómo publicar un libro.